foto : Internet.
Press Release atau siaran
pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita
yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu
organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media
massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media
massa tersebut.
Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan
penekanan pada informasinya yaitu:
- Basic Press Release mencakup berbagai informasi
yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai
nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional;
- Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk
khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di
dalam suatu industri;
- Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan
dengan pemegang saham.
Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita
langsung (straight news) dengan gaya
piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai
dengan membuat lead/ teras berita/
kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana
terjadinya? When: kapan peristiwa
tersebut terjad? Who: siapa yang
terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa
peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana
berlangsungnya peristiwa tersebut?).
Penulisan
dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca
dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk
mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut
tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca
keseluruhan Press
Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut,
mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole
dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).
Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam
paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu
dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian
masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti
menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).
Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan
siaran pers sebagai berikut:

Di sini dijelaskan bahwa judul
berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih
sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang untuk
menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan
“creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita
disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita
yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban
semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga
unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh
Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita
merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa,
dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang
berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong
kalau ruangan tidak mengijinkan.
Austin (1996) menyarankan agar PR
membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang
mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi
tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam
surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap
gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.
Untuk menarik perhatian pembaca,
Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk
menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran
pers, yaitu:
- Memilih
judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
- Paragraf
pertama (lead) harus
tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal.
- Usahakan
supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
- Hindari
kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan
kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu
“hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan
jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
- Hindari
kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
- Hindari
istilah khusus dan penggunaan singkatan.
- Jawab enam
pertanyaan ––siapa, mengapa, apa,
bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab
keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi
yang diperlukan wartawan.
- Jangan
menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting
pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan
memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling
penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
- Tulislah
berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
- Selalu
periksa kembali ejaan nama orang.
- Ketiklah
siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan
margin yang cukup pada semua sisi halaman.
- Selalu
beri tanggal pada siaran pers.
- Selalu
cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah
siaran.
- Buatlah
siaran pers sesingkat mungkin.
Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus
diketahui oleh seorang praktisi PR:
- Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan
pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi
pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya.
Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui
PR dalam menulis dan mengirimkan press
release.
- Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya
frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan,
atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR,
sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
- Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat
terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang
akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya.
Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers
yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
- Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas
sehingga pemuatan press release bisa
sesuai dengan yang hiharapkan.
- Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media
itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal
ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan
efisien.
- Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang
membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga
dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial,
minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari
suatu khalayak pembaca media.
- Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu
mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau
langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya
efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.
Abdullah (2000) mengatakan bahwa
yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur dalam menilai sebuah peristiwa
yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan
pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi
sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil
wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media
relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan
unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks,
kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu
diperhatikan dalam pengiriman press release:
- Kirimkan
secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan
hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika
pelaksanaannya adalah malam hari.
- Jika
pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya,
tujukanlah pada wartawan tadi.
- Pengiriman
bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
- Jika
melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik
melalui kurir.
- Konfirmasikan
kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau
belum.
Adakalanya siaran pers ini
melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga para kuli tinta tidak
salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut Abdullah
(2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan
konferensi pers atau jumpa pers:
- Jangan
mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah
memiliki jadwal kerja yang padat.
- Hargailah
waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
- Jangan
mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
- Wartawan
paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
- Hindari
jumpa pers pada hari libur.
- Hindari
jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
- Jika ingin
suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks
lainnya.
- Hadirkanlah
orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa
pers.
- Jangan
“mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul
membutuhkan informasi untuk berita.
- Sediakan
bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan
ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
- Masukkan
bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
- Jika akan
memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop
besar atau map tadi.
- Hindari
jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
- Jangan
heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang
materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
- Hindari
jawaban “No Comment” dalam
diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan
wartawan.
- Khusus
dalam Press Briefing karena
dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
- Susunlah
jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data
yang akurat.
- Konfirmasikan
dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam
pertemuan dengan wartawan.
- Siapkan
bahan-bahan tertulis dalam press room
yang disediakan.
- Buatlah
jurnal harian yang akurat dan lengkap.
- Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan
pengetikan
PR Online
PR Online atau biasa
disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan penting dalam
perkembangan ICT (Information and Communication
Technologies). Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media
komunikasi strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR
kemudian menjadi tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini dilakukan
secara offline.
Istilah E-PR merupakan bentuk
penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR. Seperti menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders,
mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau
tidak mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan
efisien. Mengirimkan press release kini tidak lagi
melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email. Sejumlah korporat yang memiliki
website dan dikelola dengan baik, juga
mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal men-download. Misalnya di
www.bi.go.id, www.pertamina.com, www.depdag.com, dan lain-lain.
Saat ini praktisi PR dituntut
bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga sumber daya manusia yang dibutuhkan
korporat adalah orang yang handal berselancar di dunia maya dan tahu ke mana
saja mereka harus berselancar untuk membangun corporate image. Seperti
dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu
mengembangkan content untuk format
distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web, e-mail, iTV, PDA, WAP,
Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau berbagai macam audiens.
Berikut ini beberapa manfaat yang
diperoleh organisasi bila menerapkan E-PR:
- Real time. Aktivitas komunikasi bisa dilakukan dengan cepat
- Komunikasi konstan. Karena E-PR menggunakan
internet maka internet ibarat sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24
jam dengan potensi target publik seluruh dunia.
- Interaktif. Penggunaan E-PR memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah, karena
publik bisa memberikan feedback secara
langsung dan cepat.
- No boundaries. Tidak ada batasan komunikasi dalam E-PR,
sehingga bisa terhubung ke mana saja selama ada jaringan internet.
- Multi media. E-PR dapat menyajikan informasi kepada publik dengan menggabungkan
berbagai media seperti tulisan (script), gambar (grafis), dan suara (audio),
bahkan audio-visual (film, video) dalam satu kesatuan.
- Ekonomis. Komunikasi menggunakan internet untuk menjangkau publik yang luas
lebih murah daripada media konvensional.
Beberapa perangkat yang sering
digunakan dalam E-PR:
- Email. Biasanya untuk mengirimkan surat-surat elektronik, press release, dan
informasi lainnya.
- Milis atau mailing list. Berisi kumpulan alamat
email yang saling terhubung untuk membentuk komunitas tertentu. Misalnya
antara organisasi dengan publik.
- Website. Untuk mempublikasikan berbagai informasi tentang organisasi kepada
publik, baik itu profil, berita, press
release, dan informasi penting lainnya.
- Jejaring Sosial. Membangun hubungan dengan audiens bisa
menggunakan situs jejaring sosial seperti friendster, facebook, dan lain-lain.
- E-Bussiness Card. Kartu bisnis elektronik bisa dikirimkan ke
banyak audiens.
Referensi
Abdullah,
Aceng. 2000. Press Relations. Kiat Berhubungan
dengan Media Massa. Remaja Rosdakarya, Bandung.
Austin, Claire.
1996. Public Relations yang Sukses
dalam Sepekan. Megapoin, Jakarta.
Jefkins, Frank.
2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.
Mappatoto, Andi
B. 1993. Siaran Pers. Suatu Kiat
Penulisan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Soemirat, Soleh
dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Dasar-dasar Public Relations. Cetakan Ketiga. Remaja Rosdakarya, Bandung.
Beberapa sumber
lainnya yang relevan